Những bất cập khi sử dụng hợp đồng ký kết truyền thống

Hợp đồng truyền thống chiếm bao nhiêu tiền và thời gian? Có thể nhiều doanh nghiệp không quan tâm đến khoản chi này?

Trong bài viết hôm nay, MISA eSign phân tích những bất cập (hạn chế) của hợp đồng ký kết truyền thống trong thời đại kinh doanh số hiện nay.

1. Bất cập của hợp đồng ký kết truyền thống?

Nhược điểm của hợp đồng giấy đối với doanh nghiệp là gì?

1.1. Bài toán chi phí sử dụng hợp đồng giấy

Có thể thấy, bất kỳ hoạt động kinh doanh nào cũng cần đến hợp đồng giấy tờ như: Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng liên danh, hợp đồng lao động, thời gian thử việc, hợp đồng giao dịch với ngân hàng, bảo hiểm. phương tiện truyền thông xã hội, giao dịch điện tử, v.v.

Những loại hợp đồng đó có gây lãng phí chi phí kinh doanh không? Thực hiện theo toán học dưới đây:

• Chi phí in ấn trung bình từ 6000 – 10.000 cho hồ sơ từ 4 đến 10 trang. Như vậy, nếu một tháng doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng 1000 trang tài liệu thì sẽ phải trả trung bình từ 1 triệu đến 1.500.000 đồng tiền in ấn.
• Chi phí vận chuyển: trung bình từ 30.000 – 60.000 và phải chuyển khoản giữa người bán và người mua để ký kết và thương lượng
• Chi phí lưu trữ: Đây là chi phí khó tính toán chính xác nhưng các chuyên gia tính toán trên không gian lưu trữ là khoảng 9.000 VNĐ
• Chi phí quản lý: Là chi phí về thời gian của người quản lý tài liệu: chi phí theo dõi, thống kê, tìm kiếm tài liệu, v.v.

Có thể thấy, đây là mức giá quá “đắt” so với việc sử dụng hợp đồng giấy, nhất là trong thời buổi kinh tế số và internet phát triển như hiện nay.

1.2 Vấn đề về quy trình ký kết hợp đồng

Quy trình ký kết hợp đồng giấy như thế nào?

Quá trình này thường bị đứt đoạn do phải đợi bản thảo, duyệt và chuyển qua lại giữa hai bên để chỉnh sửa.

1.3 Bất cập giữa lãnh đạo và nhân viên

* Đối với bộ phận lãnh đạo

Các nhà lãnh đạo thường làm việc bên ngoài công ty, vì vậy các tài liệu và hợp đồng thường bị trì hoãn cho đến vài ngày sau khi chúng được ký kết. Bên cạnh đó, việc ký nhiều văn bản gây phiền hà, gián đoạn công việc đang dang dở của lãnh đạo.

Mặt khác, với chữ ký tay, các sai sót như ký nhầm chỗ, ký nhầm chỗ phải in lại hoặc gửi lại, một công đoạn tốn rất nhiều thời gian và công sức của cả lãnh đạo và nhân viên.

* Đối với nhân viên hành chính và bán hàng

Có thể thấy, việc ký kết hợp đồng truyền thống đang ngày càng bộc lộ những điểm yếu trong quá trình kinh doanh, nhất là trong thời đại công nghệ hiện nay.

2. Hướng đi nào cho doanh nghiệp để loại bỏ những bất cập của hợp đồng truyền thống?

Xuất phát từ những khó khăn đó, giải pháp hợp đồng điện tử ra đời nhằm phục vụ doanh nghiệp trong việc ký điện tử các văn bản giữa tổ chức với tổ chức, tổ chức với cá nhân và cá nhân với nhau.

>>> Xem thêm bài viết: Hợp đồng điện tử là gì? Ký kết hợp đồng điện tử theo quy định của pháp luật

Những lợi ích mà hợp đồng điện tử mang lại cho người dùng:

• Tiết kiệm chi phí: in ấn, vận chuyển, lưu trữ, quản lý
• Tiết kiệm thời gian cho khách hàng và doanh nghiệp
• Giảm nguy cơ thất thoát, mất mát dữ liệu
• Tăng cơ hội bán hàng cho doanh nghiệp
• Quản lý dữ liệu tập trung – khoa học

Chữ ký số – giải pháp không thể thiếu khi sử dụng hợp đồng điện tử

Chữ ký số là giải pháp xác thực hợp đồng, văn bản, giao dịch điện tử theo quy định của pháp luật.

Hiện nay, MISA là nhà cung cấp chữ ký số an toàn và được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhất. Với nền tảng và hệ sinh thái tài chính kế toán đa dạng, phần mềm chữ ký số MISA eSign có thể dễ dàng tích hợp với các sản phẩm khác như phần mềm kế toán, quản trị, hóa đơn điện tử, phần mềm bán hàng,…

MISA eSign là phần mềm chữ ký số tiên phong ứng dụng công nghệ Blockchain để bảo mật dữ liệu cho người dùng theo tiêu chuẩn eIDAS Châu Âu về bảo mật và quản lý con người theo tiêu chuẩn ISO 27000.

>>> Để được tư vấn và hỗ trợ về phần mềm chữ ký số MISA eSign, vui lòng liên hệ hotline 090 488 5833 hoặc đăng ký tư vấn tại đây:

>>> Xem thêm bài viết giá trị:

1. Kinh nghiệm mua chữ ký số – Nên mua chữ ký số ở đâu tiết kiệm nhất?
2. Quản lý chữ ký số như thế nào? Quy định về sử dụng chữ ký
3. Cách sử dụng chữ ký số USB Token hiệu quả nhất từ ​​A-Z
4. Giải thích chi tiết về “Cách thức hoạt động của chữ ký điện tử”