Check in là gì? Check out là gì?

Khi bạn đi du lịch và ở trong khách sạn hoặc bạn làm việc trong một khách sạn lớn, đăng ký vào và Thủ tục thanh toán là một trong những thuật ngữ được sử dụng phổ biến nhất. Vậy check-in và check-out là gì? Quy trình thực hiện như thế nào? Hãy cùng ThuThuatPhanMem.vn tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!

Đăng ký vào là quá trình thực hiện việc đăng ký và xác nhận cho khách lưu trú tại khách sạn. Việc nhận phòng này được thực hiện bởi nhân viên lễ tân tại quầy lễ tân của khách sạn.

Quy trình check-in cho nhân viên lễ tân là:

– Bước 1: Lễ tân chào khách và tiếp nhận thông tin từ khách hàng.

– Bước 2: Nhân viên kiểm tra hoặc hỏi xem khách đã đặt phòng trước chưa. Nếu khách chưa đặt trước thì hỏi rõ yêu cầu của khách và căn cứ vào tình trạng thực tế để bố trí cho phù hợp.

– Bước 3: Thông báo về loại phòng của khách, giá phòng, phương thức thanh toán, các dịch vụ kèm theo và các chương trình khuyến mại.

– Bước 4: Khi khách đồng ý thì báo cho các bộ phận liên quan chuẩn bị phòng.

– Bước 5: Hỏi thông tin cá nhân của khách, mượn giấy tờ tùy thân để làm thủ tục nhận phòng cho khách ký xác nhận đặt phòng.

– Bước 6: Ngoài ra lễ tân cần hỏi xem khách có yêu cầu gì đặc biệt không?

– Bước 7: Giao chìa khóa cho khách nhận phòng.

– Bước 8: Cập nhật hồ sơ của khách vào hệ thống khách sạn.

Ngược lại với Đăng ký vào được Thủ tục thanh toán là quá trình thanh toán và xác nhận cho khách trả phòng và rời khách sạn. Đây cũng là một phần công việc của lễ tân khách sạn.

Quy trình check out cho nhân viên lễ tân:

– Bước 1: Chào hỏi khách hàng và hỏi xem họ có hài lòng với kỳ nghỉ tại khách sạn không?

– Bước 2: Nhân viên nhận lại chìa khóa và báo lại bộ phận liên quan để kiểm tra phòng.

– Bước 3: Nhận thông báo từ bộ phận buồng về tình trạng phòng và đồ uống khách đã dùng và xác nhận lại với khách.

– Bước 4: Thanh toán hóa đơn và chuyển cho khách kiểm tra lại một lần nữa.

– Bước 5: Thông báo khách hàng đến thanh toán.

– Bước 6: Thực hiện thanh toán. Nếu công ty thanh toán thì yêu cầu khách hàng ký xác nhận, xuất hóa đơn và lưu hóa đơn để làm thủ tục thanh toán với công ty. Nếu khách hàng sử dụng chứng từ thì đối chiếu xem số tiền nào thanh toán bằng chứng từ, số tiền nào được thanh toán, đính kèm chứng từ với hóa đơn để làm căn cứ thanh toán.

– Bước 7: Nếu khách đã thanh toán trực tiếp thì đóng dấu “đã thanh toán” vào hóa đơn và trao lại cho khách.

– Bước 8: Nhận lại chìa khóa phòng và trả lại giấy tờ tùy thân, đồ gửi, bưu kiện, thư từ (nếu có) cho khách.

– Bước 9: Đưa cho khách Check-out card để chuyển cho nhân viên hành lý vận chuyển hành lý ra xe.

– Bước 10: Hỏi và giúp khách tìm phương tiện đi lại nếu họ cần. Tạm biệt khách.

– Bước 11: Cập nhật tình trạng phòng vào hệ thống, lưu hồ sơ và chuyển hồ sơ thanh toán của khách cho bộ phận kế toán của khách sạn.

Trên đây là những thông tin mà ThuThuatPhanMem.vn muốn gửi đến các bạn về khái niệm cũng như các bước Check In và Check Out. Hi vọng quý khách sẽ không bỡ ngỡ khi lưu trú tại khách sạn. Cảm ơn vì đã xem!